室外场地预约系统定制开发方案介绍

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1.1会场管理

会议室管理：支持添加、管理会议室信息。信息需包括：会议室名称、所在位置（楼栋/楼层）、会议室面积、布局类型（课桌式、U型、剧院式等）及承载人数、环境照片或平面图。

设备配置：可关联配置该会议室拥有的固有设备（如投影仪、话筒、白板等）。

价格策略配置：支持为每个会议室设置公开价、内部价、员工价。支持多样化定价，可根据时间段（平日/周末/节假日、会员价、非会员价）、时长设置不同的价格策略。

会场展示：系统能够给用户展示后台配置的会场图片和会场参数。

1.2设备管理

设备资产管理：支持对可移动设备（如便携投影仪、话筒、摄像机、笔记本电脑）进行添加、管理。记录设备名称、型号、规格、状态（正常/维修/报废），录入日期，会场关联。

独立计价配置：可为每类设备设置租赁价格（如按场次、按天计价）

关联会议室：设备可独立存在，也可被绑定到指定会议室作为其固定配置的一部分。预订会议室时可选配额外设备。

1.3会场服务管理

服务项目维护：支持对提供的服务项目（如会议茶歇、商务盒饭、会场引导、调试彩排、专人接待、贵宾休息室、车辆服务等）进行添加和管理，添加信息包括服务名称、服务人员数量、服务数量、说明、定价、图片。

服务定价配置：为每项服务设置标准价格。支持根据服务人数、服务标准进行差异化定价，支持设定员工价、内部价、公开价,内部价和公开价区分会员价和非会员价。

服务展示：在预订页面，可供用户根据需求选择添加的服务项目。

1.4预订管理

预订信息管理：业务管理员可在后台发布预订信息，内部用户/外部用户可通过系统进行意向预订会议室（用户未登录状态预订）或完整预订会议室（用户登录状态预订）。

意向预订基本信息包括：单位名称、活动主题、活动预估人数、活动起始截止时间、预订需求、预订人姓名、预订人联系电话。

完整预订场地：在意向预订信息外，增加预订会议室信息（可多选）、摆放桌型，服务项目，额外设备，需求备注等信息项。完整预订默认带入用户注册的个人信息和意向预订信息、活动类型。

业务对接人、业务管理员可在后台新建意向预订或完整预订信息，业务管理员安排业务对接人处理待确认的预订信息，对于意向预订信息业务对接人可线下联络后完善预订信息。如预订信息与已有活动时间冲突，系统提示业务处理人员。在已确认预订信息后，系统可以生成电子版报价单和合同并提供下载供业务人员使用。

预订信息状态分为：

已取消（业务对接人联系预订人后，业务对接人设置会议预订信息被取消的状态）

待确认（意向预订或完整预订信息提交后的状态）

已确认（业务对接人联系预订人后，业务对接人设置会议可被安排的状态）

已支付定金（预订人支付合同预付款后，业务对接人设置该状态）

执行中（业务对接人生成执行单后，系统设置该状态）

已完成（到达活动截止时间的第二天，系统设置该状态）

已支付尾款（预订人支付合同尾款后，业务对接人设置该状态）

对于已确认的预订信息，业务对接人可更改预订内容，重新生成报价单、合同。

合同信息关联：系统支持上传电子合同，关联预订信息。

执行单生成：系统可生成、下载电子版会场服务执行单，执行单信息包括预订会议信息、预订会场服务信息和需求备注等内容，供业务人员查看使用。

预订信息查询：系统支持按活动时间、活动名称、预订人信息、对接人信息查询。

会场日历：系统提供以日历形式展示已确认状态的活动预订信息。日历可单独展示某一个会议室的预订情况。业务管理员可授权系统内其他用户角色查看日历权限。

会议提醒通知：系统可发送邮件、短信提醒业务人员，根据会议召开日期设置会前一周、会前一天发出提醒信息。

活动类型：（内部数据标记）

1.5报价单、合同管理

模板管理：支持上传和管理标准的预定合同模板、报价单模板。

合同上传：对于外部预订，系统支持上传合同扫描件，并与预订单关联存储，方便后续查询。

合同管理：管理查看合同信息、设置执行状态。按合同名称、时间、已关联会议信息查找合同。

1.7报表分析

会议室使用率：按日/周/月/年统计各个会议室的使用时长、使用率、空闲率，并以图表形式展示。

财务报表：按时间维度（日/周/月/年/自定义）统计总体会议收入，并可按会议室、活动类型进行细分。

1.8日志管理：

系统记录预订信息状态变更时间及操作人信息、记录合同管理操作时间及合同状态、操作人信息。为管理员提供统一的日志查询界面，支持按时间、操作人员等筛选条件进行组合查询。

1.9用户管理

用户管理模块负责对所有系统使用者进行生命周期管理和权限控制，确保不同角色的用户能够访问其权限范围内的功能和数据，保障系统的安全性和数据的隔离性

内部预订用户（员工、分支机构）：自助完成内部会议的资源预订。

业务管理员（学术交流中心负责人）：管理资源、审批复杂申请、查看运营报表。

业务对接人（学术交流中心专员）：处理日常预订操作，是系统的主要运营操作员。